POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Mise à jour : 8 mars 2026

PRÉAMBULE

Le cabinet Gagné Letarte (le « Cabinet ») protège les renseignements personnels qu’il peut recueillir, obtenir et détenir dans le cadre des services juridiques rendus en conformité des lois applicables relativement à la protection des renseignements personnels. Ceux-ci sont tenus confidentiels, sauf dans la mesure prévue par la législation. Ainsi, la politique énoncée dans ce document vise à permettre à la clientèle du Cabinet de prendre connaissance des pratiques adoptées en matière de collecte, de conservation et de divulgation de ces renseignements.

Le Cabinet doit, en vue de rendre les services professionnels requis, avoir accès à des renseignements de nature confidentielle pouvant vous concerner. Aussi doit-il s’assurer que toute personne à son emploi, ayant accès à des renseignements confidentiels qu’il détient, prenne les moyens nécessaires et appropriés pour en assurer à la fois la protection et la confidentialité et gère tels renseignements avec rigueur et discrétion.

La procédure établie dans ce document détermine les mesures à prendre de façon à éviter les risques qu’un préjudice sérieux puisse être causé à sa clientèle ou à toute personne désireuse de faire affaire avec le Cabinet en conformité de la réglementation applicable.

DÉFINITION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Renseignement personnel. Cette expression désigne tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Le nom d’une personne pris isolément ne constitue pas un renseignement confidentiel. Il en est toutefois tout autrement si ce nom est associé ou jumelé à un autre renseignement se rapportant à cette même personne. Dans un tel cas, le nom de cette personne devient dès lors un renseignement confidentiel. À titre d’exemple, il pourrait s’agir du nom, de sa date de naissance, de son adresse, de son numéro d’assurance sociale ou de ses numéros de téléphone.

Renseignement sensible. Cette expression désigne tout renseignement qui, par sa nature, suscite un haut degré de respect de la vie privée. À titre d’exemple, il peut s’agir de renseignements de nature médicale, biométrique, génétique, bancaire ou financière ou d’origine ethnique, de conviction politique, d’orientation sexuelle ou de conviction religieuse.

Ces renseignements personnels ne comprennent toutefois pas les coordonnées professionnelles d’une personne physique, dont le nom, le titre, la fonction ou encore le numéro de téléphone sont publics.

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Le Cabinet est responsable des informations personnelles en sa possession, sous sa garde ou sous son contrôle en conformité de la législation applicable en matière de protection de la vie privée. Cela inclut toutes les informations personnelles fournies par ses clients ou obtenues auprès de tout autre tiers. La collecte d'informations personnelles se limite à ce qui est strictement nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels elles sont collectées par le Cabinet.

Ce dernier se réserve le droit, à tout moment, de modifier sa politique de confidentialité. Dans ce cas, il publiera les modifications apportées à son site internet. Il est donc fortement recommandé de consulter la politique de confidentialité du Cabinet lors de chaque visite de ce site afin de toujours être informé de la politique de confidentialité du Cabinet.

RAISONS POUR LESQUELLES LE CABINET RECUEILLE OU COMMUNIQUE DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS

Le Cabinet recueille, utilise ou communique les renseignements personnels, notamment de ses clients, en vue de leur fournir des services juridiques et de les représenter, notamment aux fins de :

  • Établir et entretenir des relations avec ses clients, leur fournir des conseils de même que des services juridiques professionnels et éviter tout conflit d’intérêts;
  • Communiquer et échanger ces renseignements personnels à des tierces parties dans l’optique de fournir ses services juridiques. Ces tierces parties peuvent comprendre des parties adverses, des parties intéressées, des avocats et conseillers adverses, étrangers et autres, des témoins, des décideurs et des experts;
  • Établir et entretenir des relations commerciales avec ses clients et les représenter dans le cadre de diverses opérations commerciales ou juridiques, telles : convention d’achat, de vente, de location, de fusion ou tout autre type d'acquisition, d'aliénation ou de financement, par le biais d’échanges ou de communications de renseignements personnels nécessaires à la réalisation des opérations commerciales envisagées;
  • Obtenir des renseignements personnels de ses clients, de fournisseurs ou de tiers aux fins de facturation, d’administration de comptes, de recouvrement et de traitement des paiements en vue de remplir ses obligations contractuelles;
  • Comprendre les besoins et les intérêts de ses clients et communiquer avec ces derniers, des fournisseurs ou des tiers aux fins de procéder à des études de marché ou d’évaluer les services professionnels rendus par le Cabinet;
  • Distribuer des documents produits par le Cabinet et autres informations par le biais de courriels, de conférences ou par la transmission de tout document à toute personne figurant dans nos listes de diffusion;
  • Recueillir, utiliser et communiquer les renseignements personnels obtenus d’un candidat désireux de joindre le Cabinet afin d’évaluer sa candidature;
  • Accroître, développer et gérer les activités du Cabinet;
  • Déceler des erreurs, négligences, violations de contrats, actes frauduleux et autres activités illégales et protéger le Cabinet et autres tiers contre de tels agissements et s’assurer que les politiques et procédures établies par le Cabinet soient respectées et conformes à nos exigences en matière d’assurance;
  • Obtenir, utiliser et communiquer tout renseignement obtenu d’un client à toute autre fin à laquelle ce dernier a consenti.

TIERCES PARTIES À QUI NOUS POUVONS COMMUNIQUER VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le Cabinet peut communiquer de temps à autre vos renseignements personnels dans le cadre des services professionnels rendus avec des tierces parties, notamment à des tiers en lien avec nos services juridiques, tels :

  • Les parties adverses, les experts retenus ou toute autre personne qui fournit ces renseignements en tant que votre mandataire ou qui en fait la recherche en cette qualité;
  • Les assureurs du Cabinet et des organismes de réglementation tels que le Barreau, l’Ordre des CRHA ou toute autre association professionnelle d'avocats, des assureurs ou autres parties dans le cadre d'activités de réglementation ou d'autres activités se rapportant aux obligations du Cabinet quant à l'exercice de la profession d'avocat;
  • Les membres du personnel du Cabinet, les autorités gouvernementales, des consultants ou des mandataires dans la mesure où ces renseignements personnels sont raisonnablement nécessaires dans le cours des services professionnels fournis ou pour établir ou entretenir une relation d’emploi, une relation contractuelle ou un partenariat, ou pour y mettre fin;
  • Les tierces parties dans l’éventualité de votre consentement si vous consentez à cette communication ou si celle-ci est requise ou autorisée par la loi. Toutefois, aucun renseignement soumis et protégé par le secret professionnel ne sera fourni sauf si vous avez renoncé à ce privilège ou que vous nous ayez donné votre autorisation pour que le Cabinet puisse fournir ces renseignements en vertu de toute législation ou réglementation applicable.

TIERCES PARTIES ÉTRANGÈRES À QUI NOUS POUVONS COMMUNIQUER VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le Cabinet peut, en raison de ses affiliations professionnelles avec des cabinets étrangers, notamment par l’entremise de Legus, dans le cadre de ses activités professionnelles, faire appel à ces derniers dans le cours normal de ses affaires. De ce fait, il s’avère possible que certains renseignements personnels vous concernant puissent être transférés à l’étranger ou soient soumis à des législations étrangères.

Le Cabinet s’engage toutefois à protéger les renseignements personnels détenus, y incluant tout renseignement personnel confié à un fournisseur de services canadien ou étranger. Ce dernier devra cependant s’engager par écrit à respecter notre politique de confidentialité, s’interdire de divulguer tout renseignement personnel et préserver, en tout temps, la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels qui lui sont remis ou confiés. Tel fournisseur de services doit également détenir des mesures de protection adéquates de manière à préserver le caractère confidentiel de tout renseignement personnel que peut lui transmettre le Cabinet.

CONSENTEMENT

Toute personne fournissant des renseignements personnels au Cabinet, ses fournisseurs de services ou mandataires, l’autorise, de ce fait, à recueillir, à utiliser ou à communiquer ses renseignements personnels en conformité de la présente politique de confidentialité, et ce, tel qu’autorisé et exigé par la loi.

DURÉE ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DÉTENUS PAR LE CABINET

Les renseignements personnels ainsi fournis ne sont conservés que pour la durée et les fins prévues à notre politique de confidentialité et en vue de respecter les exigences de toute législation ou réglementation afférente à la protection des renseignements personnels.

Le Cabinet s’engage à la fin de la durée de conservation applicable de ces renseignements et lorsqu’ils ne seront plus nécessaires à :

  • Les détruire de manière sécuritaire afin d’en assurer la protection; ou
  • Les anonymiser aux fins de pouvoir les utiliser à des fins professionnelles uniquement de manière à éviter leur identification à la personne ayant fourni tels renseignements personnels ou d’établir tout lien avec cette dernière.

LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS OBTENUS PAR LE CABINET

Le Cabinet utilise des mesures de sécurité administratives et technologiques élevées en vue de protéger la confidentialité des renseignements personnels obtenus ou recueillis. Des réseaux de données sécurisés et protégés par des pare-feux, conformes aux normes de l'industrie, et des systèmes de protection par mot de passe sont utilisés à cette fin.

Ces renseignements personnels sont de plus uniquement accessibles aux personnes autorisées à en prendre connaissance et les consulter lorsque nécessaire dans l’exercice de leur fonction. Le Cabinet a également mis en place des mesures de sécurité afin de protéger et d’éviter leur perte ou destruction accidentelle ou non conforme à la loi, leur divulgation, leur modification ou leur accès.

Il est toutefois important de noter qu’aucune méthode de transmission ou de stockage électroniques n’est totalement sécuritaire. Le Cabinet ne peut donc garantir la sécurité des renseignements personnels qui lui sont transmis, leur transmission étant imputable à la personne qui les transmet.

Le Cabinet ne peut également garantir que les renseignements personnels qui lui ont été transmis ou qu’il a obtenus ne seront pas obtenus, consultés, divulgués, modifiés ou détruits à la suite d’une violation de nos mesures de protection ou de sécurité.

LA CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les renseignements personnels détenus par le Cabinet sont conservés dans des endroits sécurisés et sur des serveurs qu’il contrôle, lesquels sont situés soit dans ses bureaux, soit dans les bureaux de ses fournisseurs de services ou dans des centres de stockage infonuagique sécuritaires recommandés par nos fournisseurs de support informatique.

LA CONFIDENTIALITÉ DE LA COLLECTE, DE L’UTILISATION ET DE LA COMMUNICATION DE DONNÉES SUR LE SITE WEB DU CABINET

Le Cabinet peut utiliser lors de la visite de toute personne sur son site Web un dispositif du navigateur désigné « témoin » afin de recueillir diverses informations, telles, à titre d’exemple, le type de navigateur Internet et le système d'exploitation utilisé, le nom de domaine du site Web d'où vient cette personne, la date et la durée de la visite, le nombre de visites, le temps passé en moyenne sur notre site ou les pages qu'elle a consultées.

Le Cabinet peut, de temps à autre, recueillir des renseignements personnels sur la personne visitant notre site internet aux fins de suivi, d’en mesurer son utilisation, d'en améliorer sa fonctionnalité et son contenu et d'en faciliter l'utilisation. Le visiteur peut toutefois refuser les témoins, mais il se peut, dans ce cas, qu’il lui soit alors impossible d’accéder à certaines caractéristiques offertes sur le site Internet du Cabinet.

Toute personne visitant le site internet du Cabinet peut adhérer à toute liste de diffusion par courrier électronique aux fins d’obtenir des renseignements et des informations sur la législation, la jurisprudence ou pour obtenir des publications produites, de temps à autre, par le Cabinet.

Celui-ci peut également adresser des courriels à toute personne dont les coordonnées se trouvent dans sa base de données en vue de fournir ou recevoir les mêmes renseignements, informations ou publications. Toute personne recevant un courriel du Cabinet aux fins précédentes peut en tout temps retirer son adhésion si elle désire ne plus recevoir de courriels.

Le site internet du Cabinet peut également suggérer ou fournir, à titre pratique uniquement, des liens vers d’autres sites internet offerts par des tierces parties. Toute personne visitant notre site doit être consciente que ceux-ci peuvent avoir des politiques en matière de confidentialité distinctes de celle du Cabinet, lequel décline toute responsabilité à l’égard de ces sites internet. Il vous importe donc de prendre connaissance de leurs politiques de confidentialité avant de leur remettre tout renseignement personnel.

PERSONNE RESPONSABLE DE LA CONFIDENTIALITÉ DU CABINET

Le Cabinet a nommé Me Serge Belleau, lequel peut déléguer par écrit, en tout ou en partie, cette fonction à toute personne, au poste de responsable de la protection des renseignements personnels. Sa fonction a notamment pour fins de :

  • Approuver la politique, la procédure et les pratiques afférentes à la gouvernance et la gestion des renseignements personnels, les mettre en place et s’assurer qu’elles sont connues, comprises et appliquées;
  • Veiller au respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels, notamment dans le cadre de tout projet d’acquisition, de développement et de refonte de système d’information ou de prestation électronique de services impliquant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de renseignements personnels (article 3.3);
  • Maintenir à jour le registre des incidents de sécurité de l’information ayant pu mettre en péril la sécurité de l’information et documenter ces incidents.

Le responsable de la protection des renseignements personnels peut être rejoint à l’adresse ci-après mentionnée si vous désirez de plus amples renseignements sur les politiques en matière de protection des renseignements personnels du Cabinet :

Gagné Letarte, s.e.n.c.r.l.
79, boulevard René-Lévesque
Bureau 400
Québec (Québec)